1.6 Abrir Orden de Reparación
Información básica
Se necesita para tener un control simple de la gestión del Taller y se puede llevar manualmente por medio de fichas o fotocopias o a través de un programa
informático que recoja como mínimo los datos que se indican en color ROJO.
Información adicional
La formaran archivos manuales o ficheros informáticos que deben recoger datos complementarios para consultas posteriores que se plasman en el centro
de la imagen en donde a través de pestañas se ven los títulos que se pueden consultar.
Información ampliada
Constara de notas importantes para el Taller y los Clientes con el objetivo de reducir la gestión y optimizar los recursos y que se muestran
en la parte baja de la imagen. Esta información la denominamos "Asistente" que puede contener uno o varios botones con registros informáticos
pero que también se puede llevar a través de fichas manuales.
Información importante para el Taller y el Cliente
Cuando un cliente llega al Taller, al poner la matricula y kilómetros del coche sale en la parte inferior izquierda un cuadrado azul que nos informa
de la fidelidad del cliente hacia la empresa y en la parte central el programa nos indica las piezas sustituidas al coche y los próximos cambios
que deben hacerse así como las piezas que urgentemente necesita cambiar para que el coche le funcione en optimas condiciones.
Estos procesos se pueden hacer manualmente a través de fichas llevando un control de cada uno de los clientes y las veces que acuden al Taller
aunque lo normal en los tiempos actuales es que este control lo realice el programa informático automáticamente en función de la vida media en
kilómetros o en tiempo de cada pieza que se haya introducido en la base de datos del programa.
Un programa tecnológicamente avanzado debe admitir que se introduzcan datos de piezas de mucho consumo y las fechas en que se cambiaron
aunque el cambio no se hiciese en nuestro Taller. También debe admitir introducir la vida media de las piezas en función de que se usen
materiales de más o menos calidad. La Red de Talleres Autoxuga al comprar las piezas en las Fabricas puede garantizar las Pastillas de Freno
por 2 años o 60.000 kilómetros, mientras que las compradas a distribuidores no se pueden garantizar ni por la mitad de kilómetros.
Información adicional del Vehículo al abrir la OR
Tal como se vio en la figura anterior, en el parte inferior del lateral izquierdo se muestra un cuadrado azul con datos importantes del cliente y del vehículo al cual le estamos haciendo una Orden de Reparación y estos datos son muy importantes para el Taller porque dispone de una visión global del cliente al objeto de prestarle la mejor atención posible.
Tanto si se lleva un control de fichas manual o el programa informático recoge la información adecuada de cada uno de los clientes es conveniente que la persona que atienda al cliente disponga de la siguiente información:
-Nº veces que vino el cliente al Taller
-La primera visita que el cliente hizo al Taller
-Año fabricación del coche
-El gasto total que hizo el cliente en el Taller
-Si es un "Cliente Abonado"
-Kilómetros que recorre el cliente al año
-Media de Km que recorren los clientes de la zona
-Últimas fechas que acudió el cliente al taller y Km que tenía el coche
-La Fecha ITV de la ultima vez
-Enseñar venta coches
Saldrá el mensaje "Enseñar venta coches" cuando el vehículo del cliente tenga muchos años y también saldrá este mensaje cuando lleve recorridos muchos kilómetros y, a su vez, también saldrá con la combinación de años y kilómetros. El mensaje anterior tiende a evitar que se pierdan clientes en el Taller porque no se avisaron adecuadamente y por ello pueden cambiar de coche y marcharse a otros talleres sin que nosotros sepamos que estamos perdiendo clientela.
La empresa debe tener datos suficientes para saber con precisión la información global de cada uno de los Clientes y para ello puede llevar fichas manuales en las que se reflejan las veces que acudió el Cliente al Taller para aconsejarle lo que debe hacer al coche para obtener las mejores prestaciones o bien disponer de un programa informático que al abrir la ficha del cliente le informe con exactitud lo que hay que hacer en cada momento.
En este caso, el Taller conoce con exactitud las veces que el cliente acudió al Taller, lo que lleva gastado desde que es cliente del taller y los kilómetros que recorre al año y compararlos con la media de kilómetros que recorren los coches en su zona. Además un programa de alto nivel similar al de Autoxuga debe informar a los clientes lo que necesitan sustituir al coche para evitarle gastos imprevistos.
